موضوع بیشتر کارکردن نیست، کارکرد منظم است.
برقراری رضایت شغلی، تعیین چشم انداز و اهداف نهایی، کسب و کار و از همه مهمتر مدیریت و رهبری صحیح در کنار برنامه ریزی هدفمند و استراتژیک می‌تواند در افزایش بهره‌وری کارکنان موثر باشد.
چگونه بهره‌وری را افزایش دهیم؟
طاهره آرمنده- کارشناس مدیریت صنعتی: احتمالاً همیشه و بارها کلمه بهره‌وری را شنیده اید، آیا با معنی و مفهوم آن آشنایی دارید؟ آنچه از بین تعاریف ارائه شده از صاحبان نظران در این زمینه روایی و مفهوم ساده تری دارد، تعریف کوتاهی است که «ماندل» ارائه می دهد: "نسبت بین بازده تولید به میزان منابع مصرف شده". این تعریف در واقع به این معنی است: تغییر به دست آمده در ورودی ها به ازای منابع مصرف شده برای تولید. بنابراین به طور کلی بهره وری یعنی استفاده بهینه و حداکثری از امکانات موجود.
ما در این مقاله قصد داریم راهکارهای افزایش بهره وری کارکنان را در سازمان بررسی کرده و حتی به هر آنچه موجب کاهش بهره‌وری و بازدهی بالا و مثبت میشود اشاره کنیم.
همچنین در ادامه، به عوامل موثر در ارتقاء و ایجاد شرایط لازم برای بهبود بهره‌وری نیروی انسانی خواهیم پرداخت. پیشتر باید بدانید برای حفظ و افزایش بهره وری در سازمانتان بهتر است کارکنانی را استخدام و حفظ کنید که بیشترین میزان بازدهی را برایتان دارند. بنابراین همواره باید به دنبال جذب و استخدام افرادی باشید که ضمن خلاقیت و کارآمدی، دارای قدرت یادگیری بالایی هستند. اما همه چیز در این مرحله تمام نمی‌شود. حفظ و ایجاد حس وفاداری به سازمان از طرف کارکنان بسیار حائز اهمیت است.
برقراری رضایت شغلی، تعیین چشم انداز و اهداف نهایی، کسب و کار و از همه مهمتر مدیریت و رهبری صحیح در کنار برنامه ریزی هدفمند و استراتژیک می‌تواند در افزایش بهره‌وری کارکنان موثر باشد.
اغلب کارفرمایان همیشه به دنبال پاسخ راهگشایی برای سوال (چگونه بهره‌وری را افزایش دهیم)؟ هستند. آنچه باید بدانید این است که بیشتر کار کردن تاثیری در افزایش راندمان و بازدهی ندارد. به قول سعدی
رهرو آن نیست که گه تند و گهی خسته رود رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.
این نظم و کارکرد منظم است که، شما را به نتیجه و بازدهی حداکثری خواهد رساند. مدیریت صحیح و درست برنامه‌ها و زمان، به صاحبان کسب و کار کمک خواهد کرد تا در بهره‌وری نتیجه بهتری به دست آورند. اینکه شما و نیروهای سازمانتان تمام ساعت کاری و حتی بیرون از مجموعه درگیر کار باشند و به گونه‌ای به صورت تمام وقت مشغول باشید، به معنی انجام درست و صد در صدی تمام وظایف نیست. این اهمیت دارد که روز کاری موثر و پر بازدهی سپری شده باشد. در واقع میخواهیم خاطرنشان کنیم که موضوع و مسئله میزان تمرکز و ماندن روی کار نیست، بلکه میزان کیفیتی است که در نتیجه حاصل شده باشد..
بهره وری معمولاً با دو واژه کارایی و اثربخشی به صورت مترادف به کار برده میشود.
کارایی: نسبت ستاده واقعی بر ستاده مورد انتظار می باشد. یعنی حداکثر نتیجه و بازدهی از منابع به کار گرفته شده حاصل شود.
اثربخشی: میزان رسیدن به اهداف سازمانی است. اثربخشی توجه به بازدهی یا ستاده صحیح و مناسب است.
به طور خلاصه باید بدانیم که اثربخشی به گونه ای معنای "کیفیت" را با خود به همراه دارد و کارایی یعنی اینکه از منابع و داده های موجود و در اختیار سازمان به نحو مطلوب و صحیح با در نظر گرفتن فاکتورهای مربوط به زمان و هزینه استفاده شود.
از اینجا به بعد در ادامه این نوشتار قصد داریم که با در نظر گرفتن مفهوم تعاریف کلمات اثربخشی و کارایی، و بهره وری که هر سه در یک سو می باشند، نسبت به ارائه راهکارهایی در راستای افزایش بهره وری در سازمان و کسب و کار اقدام کنیم.
اما پیش از آن این نکته‌ی مهم را فراموش نکنیم که، به کار بستن راهکارهای پیشنهادی به منظور دستیابی به افزایش بهره‌وری در سازمان زمانی تاثیرگذار و پاسخگو خواهد بود، که موانع فردی و مدیریتی وجود نداشته باشد. برای مثال نحوه عملکرد و رفتار مدیران سازمان همواره در میزان بهره وری سازمان و اثربخشی و کارایی پرسنل تاثیرگذار خواهد بود.
مدل رفتاری مدیران و ارائه روشهای انجام کار درست و بی عیب، مشغله و مسئولیت های زیاد مدیریتی که منجر به بروز ضعف و عدم تسلط به اعضا میشود، هریک می‌توانند مانعی در جهت ارتقاء سطح بهره وری در سازمان ها باشند.البته در رسیدن به هدفِ افزایش بهره‌وری، تنها عملکرد و مدل رفتاری مدیران موثر و تاثیر گذار نخواهد بود بلکه چگونگی روش و رفتار پرسنل سازمان به طرز شگفت انگیزی در حصول نتیجه، موثر میباشد. عدم انگیزه کاری در کارکنان، نیروی انسانی ناکارآمد و غیرمتخصص، کم کاری و بی انگیزه‌گی پرسنل و از همه مهمتر نبودن یک سیستم ارزشیابی درست و مناسب برای کارکنان نیز می‌تواند میزان بازدهی و بهره‌وری سازمان شما را در فراز و فرود قرار دهد.
پیشنهاداتی برای مدیران در جهت افزایش بهره وری:
1. اهداف سازمانی واضح و روشن تعیین کنید:
یکی از آفت‌های بهره وری مشخص نبودن هدف می باشد. اولین گام برای افزایش اثربخشی و کارایی کارکنان تعیین هدف و چشم انداز شفاف و مشخص میباشد. بنابراین ضمن ارائه اهداف واضح و متمرکز، با مشخص کردن هدف و تعیین شرح وظایف برای پرسنل یک گام بلند به سوی بهره‌وری بالا نزدیک خواهید شد. دقت کنید اهداف باید مشخص، قابل اندازه گیری و البته قابل دستیابی، واقع‌بینانه و زمان بندی شده باشد.
2. برای حال خوب و خوشحالی کارکنان برنامه داشته باشید:
کارکنان شاد و خوشحال همواره بهتر و با انگیزه تر مشغول کار خواهند بود، بنابراین درست است که با برقراری ارتباط موثر با کارکنانتان در انتظار بازخورد و نتیجه مناسب باشید. از ویژگی‌های یک کارفرمای حرفه‌ای و یک مدیر مجرب این است که ضمن یک ارتباط و احترام متقابل، نسبت به ایجاد انگیزه و انرژی مثبت کارکنان محل کار خود تلاش کند. در مقابل عدم توجه به این موضوع منجر به ناامیدی و سرخوردگی پرسنل خواهد شد. برای ایجاد انگیزه و تشویق می توانید به پاداش های نقدی و غیر نقدی فکر کنید. حتی اگر یک کارمند موفقیت چشمگیری کسب کرد، آن را برجسته کرده و به سایر کارمندان اعلام کنید. در این صورت هم به فرد موفق پاداش داده اید و هم برای سایرین ایجاد انگیزه کرده اید.چرا که همه کارمندان باید از تاثیر نقشی که در راستای اهداف سازمان دارند مطلع شوند و بدانند که حضورشان در سازمان دیده میشود.
3. دوره های آموزشی و انگیزشی برگزار کنید:
همانطور که واضح و بدیهی‌ست کارایی و اثربخشی و پیرو این دو ، افزایش میزان بهره‌وری مجموعه تان وابسته به میزان تخصص و مهارت کارکنان شماست.
پیشنهاد ما به شما این است، فقط به فکر استخدام نیروی تمام عیار و صددرصد حرفه‌ای نباشید. چرا که شاید به گونه‌ای این مورد غیر ممکن باشد، بهتر است فردی را با در نظر گرفتن جمیع جوانب استخدام کرده و برای افزایش و بهبود تخصص و مهارت وی برنامه‌ریزی کنید.
مدیران ارشد همواره باید به موضوع مهم آموزش که ضامن افزایش بهره‌وری است به طور متمرکز فکر کرده و این مورد مهم را عملیاتی کند. آموزش تخصص و کسب مهارت های حرفه ای برای مدیران، سرپرستان و کارمندان ضروری بوده و باعث یادگیری و آموزش روشهای جدید و درست برای انجام کارها خواهد بود.
راهکارهایی برای کارکنان در جهت افزایش بهره وری
این سه اصل را همیشه و همچنان جدی بگیرید:
1. خوشبین و خوش رو باشید:
در تمام طول عمر کاری تان و حتی در تمام مراحل زندگی تان بهتر است خوش اخلاق و خوش رفتار باشید. اتخاذ تصمیماتی که بر پایه اخلاق و انصاف می باشند به عنوان یک امتیاز مثبت و یک نقطه روشن در کارنامه شما ثبت خواهد شد. این ویژگی‌های تحسین‌برانگیز علاوه بر این که منجر به ایجاد حس خوب در خود شما و دنیای پیرامون تان خواهند شد، باعث ایجاد انگیزه در سایر همکاران تان نیز می شود. پس حتما به آینده و اتفاقات و سیر صعودی عملکردتان در محیط کار خوش بین بوده و با بقیه خوشرو و خوش اخلاق باشید. در این صورت حداقل بیشتر در حال خوب خودتان و سایرین سهیم بوده اید.
2. هیچگاه یاد گرفتن را متوقف نکنید:
برای کسب مهارت و تخصص و تجربه هیچگاه حد کافی در نظر نگیرید. همواره در توسعه مهارت های حرفه ای و شغلی تان همت کنید و حتما گاهی حوزه‌های دیگری را برای آموزش و یادگیری امتحان کنید. قرار است شما فرد موثری در مجموعه کاری تان باشید. پس باید یاد بگیرید چگونه رفتار و برخورد کنید و چگونه در حل مسئله و مشکلات عمل کنید؟ چطور و چگونه بر استرس و اضطراب ناشی از محیط کار غلبه کنید؟ و حال میبینید چقدر موضوع برای یادگیری و آموزش وجود دارد .«پس لطفاً دست به کار شوید.»
3. مدیر دلسوز و حرفه ای خود باشید.
در اینجا می‌خواهم بگویم قبل از اینکه هر مدیر دیگری نسبت به راهبری و هدایت شما متمرکز شود بهترین راه این است که شما مدیر سخت گیر و حرفه‌ای برای خودتان باشید. پیش از دیگران عملکرد خود را بررسی کنید و به میزان بازدهی تان امتیاز دهید. برای خودتان بازه های زمانی مناسب انجام کار و نتیجه گیری تعیین کنید و در زمان مقرر نسبت به روند انجام کار و نتیجه نهایی بازرسی کنید. زمان دستیابی به موفقیت خودتان را تشویق کنید و به خودتان پاداش دهید، در زمان مواجهه با خطا و حتی بروز اشکال در روند کار، با خودتان مهربان باشید اما به دنبال نقاط ضعف و دلیل بروز اختلال نیز باشید.خلاصه اینکه یک کارمند کارا و اثربخش باید بتواند در زمان استرس و در موارد لزوم عملکرد و مهارت های ارتباطی خود را به خوبی و درستی مدیریت کند.
در آخر اینکه فقط وانمود به زیاد کار کردن،که متاسفانه در بعضی سازمان ها دیده می شود، هیچگاه، تاکید می کنم هیچگاه به افزایش بهره‌وری منجر نخواهد شد. امروز زود آمدن و دیر رفتن هیچ تاثیری بر کارایی و اثربخشی ندارد. کارکنان فرصت دارند به طور جامع و عملیاتی نحوه عملکرد و بازدهی خود را نشان دهند.بنابراین کاری که به عهده شماست را به خوبی انجام داده و با افتخار ارائه دهید. امروزه دیگر فقط انجام دادن کار مسئله کارفرمایان و مدیران نیست.
اگر قرار است شما که در حال خواندن این نوشتار هستید در جایگاه شغلی تان اثر‌گذار باشید و در یک کلمه "بدرخشید" و میزان بهره‌وری را در خودتان و کارتان به صورت حداکثری نمایش دهید، باید به مهارتهای انجام کارگروهی آگاه باشید و در مواجهه با مسائل و مشکلات جدید خلاقیت و ابتکار عمل داشته باشید. اگر تازه کار و یا تازه وارد هستید همواره سوال کنید و به دنبال کسب تجربه باشید و از همه مهمتر اینکه مطالعه در زمینه افزایش بهره وری و اثربخشی را همچنان ادامه دهید.